Formlos: Digitale Verwaltung ohne Aufwand

Zeitraum: 2026

Idee in drei Sätzen

Formlos macht strukturierte Anträge einfacher für alle zugänglich. Ein dialogischer Einstieg erkennt das Anliegen, fragt nur wirklich fehlende Angaben ab und nutzt vorhandene Daten mit Einwilligung.

Die Engine hat sich bereits kommerziell für unseren Kunden Myosotis mit der Digitalisierung des Sozialhilfepflegeantrags („Formfix“) bewiesen.

Problemfelder

Primär:

• Verwaltung als Service statt Kontrolle
• Die richtige Stelle sofort finden
• Verwaltung in Alltagssprache
• Verwaltung digital – und zwar ganz

Zusätzlich:

• Verwaltungsaufwand für Kleinunternehmen senken
• Bürokratieaufwand senken

Was ist daran radikal besser?

Formlos digitalisiert nicht das Formular, sondern ersetzt „Formular finden und ausfüllen“ als primäres Interaktionsmodell.

Ein versioniertes, maschinenlesbares Prozessmodell beschreibt Fragen, Bedingungen, Nachweise, Validierungen und Übergaben. Die Sprachschicht hilft beim Verstehen des Anliegens und bei verständlichen Erklärungen; rechtlich relevante Regeln, Vollständigkeit und Einreichung bleiben deterministisch, testbar und auditierbar.

Dasselbe Modell steuert Bürgerdialog, Prüfung und strukturierte Übergabe an Fachverfahren. Dadurch wird Verwaltungslogik nicht in Chat-Prompts versteckt, sondern als überprüfbare Software abgebildet.

Die bestehende Formlos-Engine reduziert das technische Risiko. Neu entstehen offene Prozessschemata, Once-Only-Adapter und Deutschland-Stack-kompatible Schnittstellen.

Kommerziell ist der Ansatz als betreibbare Prozessplattform auch für Kommunen, Förderprogramme und regulierte Branchen nutzbar.

Welches Problem lösen wir?

Viele digitale Verwaltungsangebote beginnen zu spät im Prozess. Von Bürger:innen wird bereits erwartet, dass sie wissen, welche Behörde zuständig ist, wie die gewünschte Verwaltungsleistung heißt, welches Formular erforderlich ist und welche Angaben oder Nachweise dafür gebraucht werden.

Damit wird die interne Organisationsstruktur der Verwaltung zum Navigationsmodell für Bürger:innen.

Selbst ein vollständig digitales Formular löst dieses Problem nicht. Menschen geben bereits bekannte Daten erneut ein, interpretieren Verwaltungssprache, wählen möglicherweise die falsche Leistung und reichen unvollständige oder ungeeignete Nachweise ein. Auf Verwaltungsseite entstehen dadurch Rückfragen, Nachforderungen und zusätzliche Prüfarbeit.

Formlos dreht dieses Modell um: Ausgangspunkt ist nicht das Formular, sondern das Anliegen eines Menschen oder Unternehmens.

Das System bestimmt daraus den passenden Verwaltungsprozess, fragt nur tatsächlich fehlende Informationen ab, verwendet mit Einwilligung bereits verfügbare Daten und erzeugt eine strukturierte, validierte und nachvollziehbare Akte für das Fachverfahren.

Für den Demonstrator wählen wir gemeinsam mit dem Verwaltungspaten einen konkreten Bundesprozess mit realistischem Zugang zu Fachwissen und Schnittstellen.

Der Erfolg wird anhand von Prozessgrößen gemessen: weniger manuell einzugebende Angaben, weniger Zuständigkeitsentscheidungen, kürzere Durchlaufzeit, weniger Validierungsfehler und weniger Rückfragen.

Wie funktioniert die Lösung?

1. Anliegen verstehen

Nutzer:innen beschreiben ihr Ziel frei oder wählen einen geführten Einstieg. Eine Sprachschicht ordnet das Anliegen einer Verwaltungsleistung zu und erklärt Begriffe in Alltagssprache.

Unsicherheit wird explizit angezeigt. Die Sprachschicht trifft keine rechtsverbindliche Entscheidung.

2. Prozess laden

Für die erkannte Leistung lädt die Engine ein versioniertes Prozessschema mit Abschnitten, Bedingungen, Nachweisen, Validierungen und Übergaben.

Grundlage dafür ist die bestehende Formlos-Technologie.

3. Vorhandene Daten nutzen

Einwilligungsbasierte Adapter nutzen, soweit für den Referenzprozess verfügbar, Identitäts-, Register- oder Unternehmensdaten über Deutschland-Stack-nahe Basisdienste und offene Schnittstellen.

Noch nicht verfügbare Schnittstellen können im Demonstrator durch API-kompatible Gegenstellen mit synthetischen Daten ersetzt werden.

4. Nur Fehlendes fragen

Die Engine berechnet aus Prozesszustand und vorhandenen Daten, welche Informationen tatsächlich noch fehlen. Bedingte und wiederholbare Prozessabschnitte werden dynamisch erzeugt.

5. Deterministisch validieren

Pflichtangaben, Abhängigkeiten, formale Regeln und Vollständigkeit werden durch testbare Regeln geprüft.

KI kann Regeln erklären, aber keine Regeln unbemerkt ersetzen.

6. Transparente Freigabe

Vor der Einreichung sieht die antragstellende Person eine verständliche Zusammenfassung mit Datenquellen, offenen Punkten und der strukturierten Verwaltungsansicht.

Automatisch übernommene Angaben bleiben nachvollziehbar.

7. Strukturierte Übergabe

Die validierte Akte wird über eine offene API an ein Referenz-Fachverfahren beziehungsweise einen realitätsnahen Adapter übergeben.

Gemessen werden Ende-zu-Ende-Zeit, manuelle Dateneingaben, Fehler und erforderliche Rückfragen.

Warum ist das strukturell statt oberflächlich?

Das bestehende Paradigma lautet:

• Leistung finden
• Formular verstehen
• Formular ausfüllen
• Nachweise zusammensuchen
• Fehler korrigieren
• Nachfragen manuell/unstrukturiert bearbeiten.

Formlos ersetzt es durch:

• Anliegen äußern
• vorhandene Informationen ergänzen
• Ergebnis prüfen
• freigeben
• Nachfragen strukturiert an gleicher Stelle bearbeiten.

Die Verwaltungsorganisation bleibt für die fachliche Bearbeitung erhalten, verschwindet aber aus dem mentalen Modell der antragstellenden Person.

Der zentrale Innovationsgegenstand ist nicht die Benutzeroberfläche, sondern das ausführbare Prozessmodell zwischen Anliegen und Fachverfahren.

Voraussetzungen

Organisatorische Änderungen: Nein

Schnittstellen: Ja

Rechtsänderungen: Nein

Für den Pilot wird bewusst ein Prozess gewählt, der ohne grundlegende Gesetzesänderung verbessert werden kann. Fehlende produktive Schnittstellen können zunächst über vertragstreue Testadapter simuliert werden.

Deutschland-Stack / ELSTER-Kompatibilität

API-first, OpenAPI, Kubernetes; Adapter für Deutschland-Stack-Basisdienste und ELSTER.

Bestehendes geistiges Eigentum

Formlos einschließlich der bestehenden Konfigurations-, Prozess- und Validierungsengine ist vorbestehendes geistiges Eigentum der Parlant GmbH.

Im Mission-Projekt entstehen darauf aufbauend neue Prozessspezifikationen, offene Schnittstellen, Adapter, Referenzkomponenten und Nachnutzungsartefakte.

Offenheit und Nachnutzbarkeit

Das Prozessschema, die Schnittstellenspezifikationen, Adapter-SDKs, Referenzprozesse, Deployment-Beispiele und neu entwickelte Deutschland-Stack-Integrationen sollen offen dokumentiert und nach Möglichkeit als Open Source veröffentlicht werden.

Damit soll kein proprietäres Verwaltungsformat entstehen: Andere Anbieter sollen dieselben Prozessdefinitionen und APIs implementieren können.

Nachweislich eingesetzte offene Technologien, kompatibel zum Deutschland-Stack:

• Datenformate: JSON, XML, CSV, YAML
• Relationale Daten: SQL
• Versionskontrolle: GIT
• Handlungsleitfaden: OWASP
• Integration/Orchestrierung: Kubernetes
• Austausch: REST, OpenAPI
• Transportsicherheit: HTTPS
• IT-Sicherheit: BSI-Richtlinienkatalog
• Prozessautomatisierung: LowCode, deklarative Prozessbeschreibung

Formlos in drei Meilensteinen

Meilenstein 1: Referenzprozess und ausführbares Prozessmodell

Woche 1–3

Gemeinsam mit dem Verwaltungspaten wählen wir einen konkreten Bundesprozess mit realistischem Pilotzugang.

Wir dokumentieren Ist-Ablauf, Zuständigkeit, Eingaben, Nachweise, Regeln, Fachverfahrensübergabe und Baseline-Kennzahlen. Der Prozess wird anschließend als ausführbares Schema umgesetzt.

Ergebnis: vollständiger digitaler Referenzprozess mit Testdaten und definierte API-Verträge für benötigte Basisdienste.

Meilenstein 2: Ende-zu-Ende-Demonstrator

Woche 4–8

Wir implementieren Anliegen-Erkennung, alltagssprachliche Erklärungen, dynamische Datenerhebung, Once-Only-Vorbefüllung, deterministische Validierung, Review/Audit-Trail und strukturierte Übergabe.

Ergebnis: mobil nutzbarer Demonstrator vom Anliegen bis zur einreichungsfähigen Akte.

Meilenstein 3: Pilot, Messung und Nachnutzung

Woche 9–12

Wir testen den Ablauf mit Verwaltungsmitarbeitenden und geeigneten Testnutzer:innen und vergleichen ihn mit dem bestehenden Weg.

Gemessen werden insbesondere Bearbeitungszeit, Anzahl manueller Eingaben, Fehler, Abbrüche und Rückfragen.

Anschließend werden Schnittstellen und Dokumentation gehärtet und offene Spezifikationen sowie Referenzkomponenten veröffentlicht.

Ergebnis: belastbarer Wirkungsnachweis und nachnutzbarer Referenzprozess.

Warum ist Parlant das richtige Team?

Parlant verbindet Softwarearchitektur, Cloud-Infrastruktur, Datenarchitektur und praktische Produktentwicklung.

Mit Formlos existiert bereits eine technische Grundlage für komplexe, konfigurationsgetriebene digitale Verwaltungsprozesse. Dadurch beginnt das Projekt nicht bei einem Mock-up, sondern bei einer vorhandenen Prozess-, Validierungs- und Anwendungsengine.

Lukas Rieder arbeitet seit mehr als 15 Jahren als Software Engineer und IT-Architekt an Daten-, Cloud- und Webplattformen. Die Erfahrung reicht von hands-on Softwareentwicklung über Kubernetes und Infrastructure-as-Code bis zu unternehmensweiten Datenarchitekturen und Cloud-Transformationen.

Diese Kombination ist für den Demonstrator entscheidend: Architekturentscheidungen, Prototyp und produktionsnaher Betrieb können innerhalb eines kleinen Teams ohne Übergaben zwischen mehreren Dienstleistern umgesetzt werden.

Welche Expertise fehlt?

Die wichtigste fehlende Kompetenz ist nicht technische Entwicklung, sondern tiefes Wissen über einen konkreten Bundesverwaltungsprozess.

Dafür benötigen wir einen fachlichen Ansprechpartner aus der Verwaltung, der Rechtsgrundlage, Bearbeitungspraxis, Sonderfälle, Datenquellen und Fachverfahrensübergabe kennt.

Zusätzlich soll punktuell Expertise zu Service Design, digitaler Barrierefreiheit und Verwaltungsrecht eingebunden werden.

Diese Lücke wird bewusst nicht durch Annahmen ersetzt. Der Verwaltungspate ist Bestandteil des Entwicklungsprozesses.

Skalierung

Die Architektur trennt fachlichen Prozess, Benutzerinteraktion und technische Integration.

Neue Verwaltungsleistungen erfordern daher grundsätzlich kein neues Softwareprodukt. Sie werden als neue Prozessdefinitionen, Regeln und Adapter umgesetzt.

Dies ermöglicht Skalierung entlang dreier Dimensionen:

• weitere Leistungen innerhalb einer Behörde,
• Nachnutzung derselben Leistung bei anderen Verwaltungsträgern,
• Wiederverwendung gemeinsamer Adapter und Basisdienste über unterschiedliche Leistungen hinweg.

Das langfristige Ziel ist eine Bibliothek ausführbarer Verwaltungsprozesse statt einer Sammlung individuell programmierter Formulare.

Betrieb und Wartung

Die Lösung kann containerisiert auf Deutschland-Stack-kompatiblen Kubernetes-Infrastrukturen beziehungsweise geeigneten souveränen Cloud-Angeboten betrieben werden.

Prozessdefinitionen werden getrennt vom Anwendungskern versioniert. Schnittstellenadapter können unabhängig aktualisiert werden.

Parlant kann Managed Hosting, Betrieb, Wartung und Integrationsunterstützung anbieten. Durch offene Prozess- und API-Spezifikationen bleibt der Betrieb gleichzeitig auf andere Anbieter übertragbar.

Geschäftsmodell und Anschlussfinanzierung

Das Geschäftsmodell liegt nicht in der exklusiven Kontrolle über Verwaltungsdaten oder ein proprietäres Prozessformat.

Umsatz entsteht durch Managed Hosting, Integration, Betrieb, Anpassung von Verwaltungsprozessen sowie Support und Weiterentwicklung.

Außerhalb der öffentlichen Verwaltung lässt sich dasselbe Modell für komplexe Förderanträge, Versicherungsprozesse, reguliertes Onboarding, Gesundheitswesen und andere nachweisintensive Prozesse einsetzen.

Damit existiert neben öffentlicher Finanzierung ein eigenständiger kommerzieller Markt.

Veränderung nach Projektende

Ein erfolgreicher Demonstrator würde zeigen, dass digitale Verwaltungsleistungen nicht mehr primär als einzelne Formulare gebaut werden müssen.

Stattdessen entsteht eine wiederverwendbare Schicht zwischen Bürgeranliegen und bestehenden Fachverfahren.

Damit können bestehende Systeme schrittweise modernisiert werden, ohne für jede Verbesserung zunächst das gesamte Fachverfahren ersetzen zu müssen.